AVG & PRIVACYVERKLARING
Eem ’78 verwerkt van al haar leden persoonsgegevens. De vereniging vindt een goede
omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de
privacywetgeving.
Eem ’78 is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van
onze leden. In deze privacy toelichting leggen wij u graag uit hoe wij met de
persoonsgegevens van onze leden omgaan.
Waarom verwerken wij gegevens van onze leden?
Eem ‘78 verwerkt persoonsgegevens van de leden om de verplichtingen als
basketbalvereniging te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om
u aan te melden als lid bij onze vereniging, om eventuele diploma’s (scheidsrechters) of
licenties (trainers) bij te houden en om onze leden in staat te stellen wedstrijden te spelen.
Daarnaast hebben wij de verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere
partijen, zoals de Nederlandse Basketball Bond (NBB) die de gegevens verwerken in de
Sportlink-app van Basketball.nl.
Wij verwerken gegevens van onze leden zodat zij in de gelegenheid zijn om te basketballen
en eventuele verplichtingen die daarbij horen, zoals het vervullen van ’taken’ uit te
voeren.
Gegevens die hier niet voor noodzakelijk zijn, zullen wij alleen met uw toestemming
verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor
het gebruik van beeldmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk
moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op
inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal).
Welke gegevens verwerken wij van onze leden?
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van
u als leden, of ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en
geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen
wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een
voorwaarde om als lid in te kunnen schrijven bij Eem ‘78.
• Contactgegevens speler/ ouders/voogd
1a: naam, voornaam, e-mail;
1b: geboortedatum, geslacht;
1c: overige gegevens te weten:
adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor
communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het
afhandelen van betalingen; contactgegevens van de ouders/verzorgers van het lid
(indien jonger dan 18 jaar)
(naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel emailadres)
• Lidnummer
een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder
categorie 1
• Medische gegevens (indien noodzakelijk)
alleen op uw verzoek worden gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de
gezondheid of het welzijn van het lid hier opgenomen. Dit beperkt zich enkel tot
gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt
bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen
optreden in noodsituaties. Eem ’78 zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te
overleggen
• Persoonlijke ontwikkeling (jeugdleden)
gegevens betreffende de aard en het verloop van de ontwikkeling van het jeugdlid,
ten behoeve van teamindelingen, of advies mbt aanvullende trainingsarbeid
• Financiën
gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden,
contributies, bijdragen of vergoedingen tenues, extra trainingen of begeleiding.
(denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)
• Beeldmateriaal
foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de
basketbalvereniging op basis van toestemming. Let op: Voor pasfoto voor
identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (digitale ledenpas en als
aanvulling op het dossier).
Hoe gaan wij om met uw gegevens?
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid, wij zullen niet
meer gegevens verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als
basketbalvereniging na te komen. Dit betekent dan ook dat we de gegevens niet zullen
gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze toelichting noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van onze
leden te delen met andere organisaties. Dit is met name de Nederlandse Basketball Bond.
Wij kunnen mogelijk in de toekomst commerciële derde partijen verzoeken om te
ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden.
Denk hierbij aan applicaties om onze ledenadministratie in bij te houden, de contributies te
facturen waarbij de gegevens niet op ons eigen computers worden opgeslagen, maar bij een
andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Eem
‘78. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke
gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij zullen uw gegevens niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden.
Ook zullen wij uw gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk beveiligd bewaard en alleen die personen
kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun taak nodig hebben.
Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is.
Welke rechten hebben leden en ouders van leden jonger dan 16 jaar?
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Deze rechten zijn
in de wet vastgelegd. Leden en/of ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze
rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te
krijgen in de gegevens die wij van u of uw kind verwerken. Daarnaast kunt u ook een verzoek
indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen
van Eem ‘78. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren.
Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij
deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast, voor zover u dat niet
zelf kunt.
Als u ons verzoekt om uw gegevens of die van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij
toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de voorschriften en kijken wij
bijvoorbeeld of wij geen plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van u of uw kind verwerken
en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere
organisatie over te dragen.
Eem ’78 zal geen besluiten nemen over u of uw kind, die alleen gebaseerd zijn op
geautomatiseerde verwerking van gegevens (profiling). Beslissingen worden nooit zonder
menselijke tussenkomst genomen.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd
opheldering vragen bij onze secretaris. Indien uw probleem volgens u niet goed wordt
opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens.
Privacyverklaring
Bestuur Eem’78, opgemaakt mei 2018